Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Ehkäisevä päihdetyö EHYT ry (jäljempänä EHYT)
Elimäenkatu 17-19, 00510 Helsinki
Kari Vuorinen, kari.vuorinen (a) ehyt.fi
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Kari Vuorinen
Elimäenkatu 17, 00510 Helsinki
Sähköposti: kari.vuorinen (a) ehyt.fi
3. Rekisterin nimi
Toiminnanseuranta ja yhteystietorekisteri sekä NOPSA-verkkopalvelun varoitustilausrekisteri.
4. Henkilötietojen käyttötarkoitukset
Henkilötietoja käytetään NOPSA-verkoston toiminnassa seuraaviin tarkoituksiin:
- vaaratiedotteiden ja huumausaineisiin liittyvien varoitusten lähettäminen tilaajille tekstiviestillä ja/tai sähköpostitse
- rekisteröityneiden ammattilaisten tavoittaminen ajankohtaisella huumetiedolla
- toiminnan tilastointi ammattiryhmittäin ja alueellisesti (mm. hyvinvointialueittain) toiminnan kohdentamista ja kehittämistä varten
Lisäksi EHYT kerää seurantatietoja koko toiminnastaan ja sillä on velvollisuus raportoida avustuksen myöntäjille lainsäädännön mukaisesti, esim. valtionavustuslain nojalla.
5. Rekisterin sisältö
Rekisteröityminen NOPSA-verkkopalveluun
Rekisteröitymislomakkeella kerätään etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. Lisäksi rekisteröityvältä kysytään ammattiala/ammattinimike sekä vapaaehtoisina tietoina puhelinnumero (varoitusten lähettämiseksi tekstiviestillä), taustaorganisaatio/työpaikka sekä hyvinvointialue, jolla henkilö toimii. Ammattinimikettä ja aluetietoa käytetään toiminnan tilastointiin sekä avustusten myöntäjille raportointiin; niitä ei julkaista eikä luovuteta yksilöitävässä muodossa.
Varoitusten tilaaminen
Varoitustilausten yhteydessä kerätään puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite sen mukaan, kumpaa kanavaa henkilö haluaa käyttää, sekä tieto siitä, mitä varoitustasoa (esim. vain hengenvaaralliset punaiset varoitukset vai kaikki varoitukset) henkilö haluaa vastaanottaa. Näitä tietoja käytetään yksinomaan vaaratiedotteiden lähettämiseen, eikä niitä yhdistetä muihin rekistereihin ilman henkilön suostumusta.
Varoituksen voi tilata puhelimeen myös tekstiviestinä. Puhelinnumerot tallentuvat NOPSA-verkkopalvelun WordPress-palvelimelle. Tekstiviestien lähettämistä varten EHYT luovuttaa tilaajien puhelinnumerot ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, Quriirille (NextUp Oy). Quriiri käsittelee puhelinnumeroita henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjänä toimivan EHYTin lukuun, ainoastaan sovitun palvelun (tekstiviestien lähettäminen) toteuttamiseksi, eikä mihinkään muuhun tarkoitukseen. Quriiri on suomalainen yritys, ja se säilyttää kaiken käsittelemänsä datan suomalaisissa datakeskuksissa. Quriirin tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa heidän nettisivuiltaan.
Varoitustilaukseen liittyviä yhteystietoja säilytetään niin kauan kuin tilaus on voimassa. Tiedot poistetaan, kun henkilö peruuttaa tilauksensa tai pyytää tietojensa poistamista kirjallisesti.
Havaintojen jakaminen
NOPSAn julkisen puolen ”Jaa havainto” -lomakkeen kautta tehtävät ilmoitukset ovat anonyymejä. Lomakkeella ei kysytä ilmoittajan nimeä eikä yhteystietoja, joten havainnon jättäjää ei voida tunnistaa ilmoituksen perusteella.
NOPSAn rekisteröityneiden puolen ”Jaa havainto” -lomake kerää havainnon jättäjän nimen ja sähköpostiosoitteen. Tämä tieto jää vain ylläpidon näkyville.
Kommentointi
NOPSAn rekisteröityneiden puolella on mahdollisuus kommentoida tiedotuksia. Kommentoinnin yhteydessä jää näkyville henkilön Nimi. Kommentti ja nimi ovat näkyvillä vain rekisteröityneiden puolella. Henkilö voi poistaa oman kommentin itse koska vain.
Tilaisuudet ja tapahtumat
Tilaisuuksien ja tapahtumien osallistujilta kysytään seurantatietoja, jotka tallennetaan kunkin toiminnan osalta seurantatietojärjestelmään. Seurantajärjestelmään ei tallenneta ihmisten tunnistetietoja, vaan sinne tallennetaan henkilömäärä ja tieto tilaisuudesta, johon henkilö on osallistunut. Seurantatiedon tallentamisen jälkeen tieto henkilön nimestä ja yhteystiedosta poistetaan.
EHYT voi olla ao. henkilöön jälkeenpäin yhteydessä, jos tietojen luovuttaja on seurantatietojen keräämisen yhteydessä antanut siihen suostumuksensa. Tällöin EHYT säilyttää heidän yhteystietonsa: nimi, osoite, sähköpostiosoite ja viite, mistä organisaatiosta ao. henkilö on sekä missä tilaisuudessa tai tilanteessa tieto on saatu.
Näitä yhteystietoja säilytetään niin kauan, kun ne ovat voimassa tai ne pyydetään poistamaan kirjallisesti. Rekisteröitynyt voi milloin tahansa peruuttaa varoitustilauksensa tai poistaa rekisteröitymisensä NOPSA-verkkopalvelusta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kertyvät NOPSAn verkkopalvelun kautta seuraavista lähteistä:
- rekisteröityminen NOPSA-verkkopalveluun
- varoitusten tilaaminen (puhelinnumero ja/tai sähköposti)
- koulutuksiin ja tilaisuuksiin osallistuminen tai muun toiminnan tilaaminen
- tilaisuuksiin ilmoittautuminen
- asiakaspalautekyselyt
EHYT käyttää seurantatietoja raportoidessaan toiminnastaan eri avustusten myöntäjille mm. valtionavustuslain velvoittamana.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
EHYT ei luovuta henkilötietoja toiminnon ulkopuolisille jäsenille, lukuun ottamatta NOPSA-palvelun tekstiviestivaroitusten lähettämistä, jota varten tilaajien puhelinnumerot luovutetaan henkilötietojen käsittelijänä toimivalle Quriirille (NextUp Oy) sovitun palvelun toteuttamiseksi (ks. kohta 5, Varoitusten tilaaminen). Muutoin niiden perusteella tehdyt seurantatiedot ilman henkilötietoja luovutetaan vuosi- tai muiden selvitysten mukaisesti koosteina eri viranomaisille ja avustusten myöntäjille lain velvoittamana.
EHYT ei muutoin luovuta osoite- tai yhteystietoja.
8. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
EHYT ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
NOPSA-palvelun tekstiviestivaroitusten lähettämiseen käytetään Quriiri-nimistä palveluntarjoajaa (NextUp Oy). Quriiri on suomalainen yritys, ja se säilyttää kaiken datan suomalaisissa datakeskuksissa, joten myöskään tämän palvelun osalta tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto: säilytetään lukitussa tilassa.
B. ATK:lla käsiteltävät tiedot: Tietoihin on käyttöoikeus rajatulla käyttäjäryhmällä ja tietoihin pääsy on suojattu salasanoin. EHYT on suojannut tietoteknisesti, ettei sen toiminta-alueelle pääse ulkopuolisia tahoja.
10. Tarkastusoikeus
Seurantatiedoissa ei ole henkilötietoja. Eri toimintojen myötä kertyneet yhteystiedot voi pyytää tarkastettavaksi osoittamalla pyyntö Ehkäisevä päihdetyö EHYT ry:lle kirjallisesti. Tietoja voi pyytää ilman kustannuksia yhden kerran vuodessa.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Henkilölllä on oikeus vaatia tiedon korjaus tekemällä kirjallinen vaatimus Ehkäisevä päihdetyö EHYT ry:lle.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
EHYT ei muutoin luovuta yhteystietoja ulkopuolisille tahoille ja hyödyntää niitä vain omassa toiminnassaan. Poikkeuksena on NOPSA-palvelun tekstiviestivaroitusten lähettäminen, jota varten puhelinnumerot luovutetaan henkilötietojen käsittelijänä toimivalle Quriirille sovitun palvelun toteuttamiseksi (ks. kohdat 5 ja 7).